Centralize todos os certificados num só lugar com a Alvo Certificado Digital

O mapa de certificados digitais de um negócio: quem precisa de qual e como manter tudo em dia

Quase toda empresa descobre, tarde demais, que não depende de um único certificado. Existe o e-CNPJ da empresa, o certificado pessoal de quem assina, o do contador, com frequência o de quem cuida dos processos e, para quem ainda é pequeno, o do MEI. Cada credencial perde a validade num momento distinto, pede um rito de validação próprio e responde a um grupo particular de obrigações. Este guia da Alvo Certificado Digital organiza esse mapa de ponta a ponta: qual pessoa ou empresa depende de qual tipo, quem precisa estar na conferência de identidade e como juntar os prazos num calendário só.

Por que enxergar todos de uma vez, e não um certificado por vez

O jeito mais comum de lidar com certificado costuma ser deixar tudo para a última hora: alguém tenta emitir uma nota, o sistema recusa, e somente nesse momento o time percebe que o certificado perdeu a validade na véspera. Já que o certificado não oferece período de carência, o dia seguinte já é um dia parado.

Se a empresa enxerga o conjunto, o cenário fica diferente. Fica evidente que certificados são essenciais para emitir nota, quais entram somente em momentos específicos, e quem deve estar à disposição para a videoconferência. Com isso, a atualização não é mais uma emergência e passa a ser uma tarefa agendada.

O CNPJ: o e-CNPJ como documento da empresa no meio digital

A peça central do quadro costuma ser o certificado da pessoa jurídica. É por meio dele que o negócio transmite as notas fiscais eletrônicas, transmite as declarações do ano e entra no portal da Receita Federal. Para quem fatura todos os dias a partir de uma única máquina, o certificado digital e-CNPJ A1 tende a ser a opção mais simples: trata-se de um arquivo configurado no sistema emissor, pode ficar instalado em mais de uma máquina e tem validade de 12 meses.

Já quando o sócio que assina atua fora do escritório ou precisa assinar pelo celular, o certificado digital A3 em nuvem ganha espaço. Nessa opção, o certificado fica armazenado em um servidor protegido e é usado com autenticação segura, sem mídia física. A validade chega a dois anos, o que afasta as trocas no planejamento da contabilidade.

As pessoas: o e-CPF de cada responsável

Um erro frequente é imaginar que o certificado da empresa cobre qualquer situação. Ele representa a pessoa jurídica; as pessoas, por outro lado, necessitam de um certificado próprio. O certificado digital e-CPF é a credencial da pessoa natural: vale para acessar o e-CAC com o CPF, entregar o Imposto de Renda pré-preenchido, firmar documentos e acordos com valor jurídico e entrar em portais federais, estaduais e municipais. Cada pessoa que decide em nome da empresa tende a precisar de um e-CPF próprio, Alvo Certificado Digital pois a assinatura digital é pessoal.

No caso de quem prefere algo palpável, o certificado A3 com token segue como uma alternativa segura. A chave é gravada no chip do dispositivo e não é exportada, algo que atende pessoas que tratam de papéis importantes. A atenção, aqui, está em manter a mídia em segurança e guardar o PIN em outro lugar.

O pequeno empreendedor: quando ele passa a fazer parte do mapa

Nem todo MEI abre a empresa já com necessidade de assinatura digital. A exigência surge conforme o negócio cresce: quando passa a emitir NF-e em plataformas que cobram credencial ICP-Brasil, se fornece para órgãos públicos ou quando precisa tratar demandas na Receita Federal sem intermediários. Por isso, o certificado digital para MEI aparece no quadro como uma peça para conferir com a contabilidade, e não como despesa no escuro. Quando for preciso, o certificado do microempreendedor segue as mesmas regras de conferência das demais empresas.

Sugerimos este conteúdo: Certificado Digital para advogado

O contador: quem mais depende de certificado em dia

Para quem cuida de muitos clientes, o certificado é ferramenta de trabalho o dia inteiro. O certificado digital para contador criado para o escritório é um e-CNPJ A1, vinculado ao CNPJ do escritório, com prazo de um ano, aplicado para acessar o ambiente da Receita, entregar declarações e validar papéis com valor jurídico. Como é um arquivo, pode ser instalado em mais de um computador do time.

A contabilidade igualmente costuma ser quem mais sofre com certificado vencido dos clientes. Não por acaso, faz sentido que o contador mantenha a lista de validades de todos e conduza as emissões com antecedência. São mais de 600 contadores parceiros atuando nesse modelo com a AR, com tabela específica para emitir e renovar os certificados da carteira.

O advogado: a credencial de quem peticiona

Na rotina do escritório de advocacia, o certificado é a porta de entrada ao processo eletrônico e a sistemas do Judiciário. O certificado digital para advogado costuma ser, em geral, um e-CPF em nome do próprio profissional, e a escolha entre cartão e certificado em nuvem depende de onde ele trabalha: o advogado que vai a vários endereços tende a gostar da nuvem; o profissional que atua sempre na mesma máquina é bem atendido por qualquer uma delas.

Como fica o mapa na prática: uma empresa enxuta e seus parceiros

Imagine uma empresa de serviços com dois sócios, um contador externo e um advogado que cuida das ações trabalhistas. O quadro, aqui, soma cinco certificados: o certificado em arquivo do CNPJ, instalado no emissor de notas; um e-CPF por administrador, no formato que cada um preferir; o certificado do escritório contábil, que pertence ao escritório; e o certificado do advogado, também em nome próprio. Para cada certificado, anotam-se três dados: o tipo, o dia em que expira e quem participa da validação.

Com essa tabela pronto, quem cuida do financeiro percebe de imediato o que é responsabilidade da empresa e o que é de terceiros. A contabilidade renova o certificado dela; a empresa responde pelo e-CNPJ e pelos e-CPFs dos sócios. Essa divisão parece óbvia, mas impede o cenário comum em que cada um acha que o outro renovou.

Quem precisa estar na videoconferência: o detalhe que mais atrasa

Na hora de montar o mapa, aqui está o detalhe que mais vezes complica renovações. A validação é pessoal e não acontece por meio de outra pessoa: no certificado pessoal, participa o próprio titular; no e-CNPJ, valida o responsável legal cadastrado na Receita Federal. Quando o administrador está ocupado perto do vencimento, a empresa fica sem nota por desencontro de agenda, e não por falta de documento.

A videoconferência é feita on-line, por meio de biometria facial, sem cartório, e costuma levar cerca de 10 minutos no horário combinado, o que não configura compromisso de prazo. Quem nunca tirou CNH igualmente tem como emitir, contanto que já tenha cadastro biométrico; a equipe verifica o caso antes do agendamento. Os documentos precisam ser originais, físicos ou digitais, em bom estado, e a conferência não é dispensada.

Quanto pesa o conjunto no orçamento

A pessoa que pesquisa quanto custa um certificado digital acaba enxergando somente o número da vitrine. No conjunto, a conta fica outra: pesam o total de credenciais, a validade de cada um e quantas emissões vão caber em vinte e quatro meses. Para comparar, os valores estão a partir de R$ 89,90 no e-CPF, a partir de R$ 99,90 no e-CNPJ e a partir de R$ 79,90 na renovação, com variação segundo o tipo de certificado, o prazo e a mídia.

Existe também uma regra para cobrir oferta: se outra Autoridade de Registro credenciada oferece preço menor para o mesmo tipo de certificado, na mesma validade e mídia, o valor pode ser coberto com a comprovação. Para a empresa que emite muitos certificados, isso simplifica a comparação e evita abrir mão da praticidade de centralizar o conjunto num único lugar.

Todos os vencimentos num só calendário

Com o mapa pronto, o passo seguinte é colocar todos os prazos num único calendário. Uma prática útil: abrir a renovação de certificado digital no momento em que sobrarem em torno de 60 dias para o vencimento, principalmente se a empresa emite nota todo dia ou se o prazo está junto do fechamento. Renovar antes não faz perder os dias que restam do certificado em uso.

Aprofunde-se no assunto em: documentos para certificado digital

Na situação mais frequente, que é o A1 do CNPJ, consegue-se renovar o e-CNPJ A1 pela internet do pedido à instalação: definir o certificado e o prazo, pagar por boleto, PIX ou cartão, validar a identidade por vídeo e instalar o arquivo novo com apoio de um atendente da equipe. O certificado renovado toma o lugar do anterior na máquina e nos programas que usavam o antigo, e é bom testar o emissor logo depois.

Quando algo sai do roteiro

A agenda resolve as datas previstas, mas o quadro precisa prever o que foge do roteiro. Notebook furtado, token perdido ou computador formatado com o certificado dentro exigem a mesma resposta: solicitar a revogação logo que perceber. Quem revoga é a Autoridade Certificadora emissora, e não existe desfazer a revogação: o caminho é uma emissão nova, passando outra vez pela validação. Não por acaso, é útil guardar na lista em quais computadores cada certificado foi configurado, para identificar o que precisa ser revogado num momento de aperto.

Onde resolver todos os certificados e como confirmar quem emite

Antes mesmo de concluir o pedido, convém checar qual empresa está vendendo. Qualquer certificado com validade jurídica nasce numa cadeia oficial, e quem vende precisa ser uma AR credenciada. A Alvo Certificado Digital atua como Autoridade de Registro credenciada à ICP-Brasil desde 19/03/2018, conforme o processo ITI 99990.001250/2017-75, e faz a emissão pelas Autoridades Certificadoras Serpro e SyngularID. Somam-se mais de 500 mil certificados emitidos, com mais de 7 mil por mês, todo o atendimento pela internet, do pedido à instalação.

Uma atenção a mais: a conta gov.br é útil para muitos serviços, mas não é um certificado ICP-Brasil e não ocupa o lugar do certificado nas tarefas que exigem assinatura ICP-Brasil. Para montar o quadro, o site aralvo.com.br concentra os modelos, os prazos e o passo a passo de compra, e o atendimento ajuda a definir qual tipo cada CNPJ vai usar.

Perguntas frequentes

Todos os sócios podem usar o mesmo e-CNPJ?

Não. O e-CNPJ é de uso do representante legal, e cada sócio que precisa assinar como pessoa física precisa do seu e-CPF. Para liberar colaboradores na emissão de nota, o mais adequado é um A1 da empresa configurado no programa de notas.

Posso ter A1 na empresa e A3 nos sócios?

Pode. Cada um funciona de forma isolada, e é comum a empresa usar um A1 no emissor de notas e os administradores terem nuvem ou token nos documentos em trânsito. A renovação ainda é a hora certa para trocar de formato.

Meu contador pode participar da videoconferência no meu lugar?

Ele não pode validar por você. O contador tem como acompanhar o processo e tratar da papelada, mas a videoconferência é sempre pessoal: no e-CPF, o próprio titular; no e-CNPJ, o representante legal que consta na Receita.

Certificado vencido tem prazo de tolerância?

O certificado para no dia do vencimento: não assina documentos, não transmite nota fiscal e não dá acesso ao e-CAC, ao eSocial e aos demais portais. Com ele vencido, a saída é pedir um certificado novo, com a mesma conferência por vídeo.

Posso renovar um certificado que foi emitido em outro lugar?

Dá. A renovação obedece à mesma validação da ICP-Brasil, não importa de onde o certificado de antes foi emitido. Muitas empresas aproveitam a renovação para reunir todas as credenciais em um só canal.

Sem CNH dá para emitir o certificado?

Sim, contanto que possua biometria registrada. A equipe verifica esse ponto antes de marcar a conferência por vídeo, para não ter retrabalho no dia.

Coloque todos os certificados da empresa no mesmo calendário

Caso o seu negócio precise de vários certificados, faz sentido colocar no papel qual pessoa usa qual tipo, registrar os prazos e cuidar do conjunto antes do aperto. A Alvo Certificado Digital trabalha para todo o Brasil, sem atendimento presencial, com conferência por vídeo e instalação acompanhada. Chame a equipe no (11) 4000-2097 e monte o seu conjunto hoje.